Protection des renseignements personnels (Loi 25)

Confidentialité

Lorsque vous faites une demande de services à la clinique ou que vous recevez des services professionnels chez Inspire, Clinique de psychologie nous nous engageons à respecter votre vie privée en nous abstenant de recueillir des informations à votre sujet qui ne sont pas nécessaires ou pertinentes votre demande de service. Nous nous engageons à ne pas divulguer d'informations à votre sujet à moins 1. d'avoir obtenu votre consentement pour le faire 2. qu'il s'agisse d'une situation d'urgence (danger imminent pour vous ou pour autrui, risque de sévices à une personne mineure) ou 3. que la loi l'ordonne (ordonnance d'un juge).

Collecte des renseignements personnels

Afin de pouvoir vous placer sur notre liste d'attente et par la suite vous offrir des services professionnels nous auront à recueillir des informations personnelles à votre sujet. Ces informations nous permettrons d'orienter votre demande vers le meilleur service et le meilleur intervenant pour vous. Ces informations nous permettrons également de communiquer avec vous, permettront la prise de rendez-vous et serviront également à des fins administratives et comptables.

Les renseignements personnels qui pourraient être collectés sont :

Veuillez être assurés que vos renseignements personnels ne seront en aucun cas utilisés ou divulgués pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis.

Conservation des renseignements personnels

Notre liste d'attente et tous nos dossiers clients sont conservés électroniquement sur la plateforme OWL Practice. Les données sont conservées sur des serveurs situés au Canada. La plateforme OWL Practice respecte les règles de confidentialité de l'Ordre des psychologues du Québec et offre un cryptage PHI.

Les renseignements recueillis à des fins administratives et comptables sont conservés à l'aide de logiciels sécurisés, dotés de mots de passe avec authentification à facteurs multiples.

Certains renseignements recueillis à des fins administratives et comptables ainsi que certaines données brutes (tests psychométriques) en format papier sont conservés dans des classeurs verrouillés.

Conformément au Code de déontologie de l'Ordre des psychologues du Québec, nous conservons les dossiers clients pour une durée de 5 ans, suivant la date du dernier service professionnel dispensé. Suivant cette date, le dossier et les données brutes associées sont détruits.

Conformément aux règlements de l'impôts des sociétés, les renseignements recueillis à des fins administratives et comptables seront conservés pour une durée de 7 ans et seront détruits par la suite.

Tout autre type de renseignements personnels recueillis à d'autres fins seront détruits lorsque l'usage pour lequel ils ont été recueillis sera terminé.

Accès aux renseignements personnels et rectification

À tout moment, vous avez droit de prendre connaissance ou d'obtenir copie de votre dossier client. Pour ce faire, vous devez nous en faire la demande par écrit et nous aurons un délai de 30 jours pour répondre à votre demande. Veuillez noter que des frais raisonnables peuvent alors être exigés. Si vous prenez connaissance qu'une information factuelle à votre sujet n'est pas exacte vous avez le droit de la faire rectifier.

Services de télé-thérapie

Certains rendez-vous peuvent avoir lieu virtuellement à l'aide d'un logiciel de téléthérapie. Il s'agit de la plateforme OWL Practice, conçue au Canada, qui respecte les règles de confidentialité de l'Ordre des psychologues du Québec, tout en offrant un cryptage PHI. Votre portail-client sera protégé par un mot de passe que vous aurez vous-même choisi.

Bien que nous prenions ces mesures, il n'existe pas de plates-formes et de mesures absolues qui puissent garantir la confidentialité et prémunir contre tous bris de confidentialité. Certains éléments demeurent hors de notre portée. Vous devez également vous assurer de prendre les mesures nécessaires afin d'assurer la confidentialité de vos informations de votre côté également:

Pour plus d'informations au sujet de la télépsychologie vous pouvez consulter le document de l'Ordre des psychologues du Québec (OPQ) intitulé : Guide de pratique concernant l'exercice de la télépsychologie, que vous pouvez trouver sur le site web de l'OPQ.

Communications par courriel

Les services de messageries électroniques (p.ex., Gmail, Hotmail, Yahoo, etc.) ne peuvent garantir la confidentialité de vos communications. Ainsi, si vous communiquez avec nous par courriel, vous consentez à ce que la confidentialité des informations transmises puisse être compromise. Sachez cependant que nous utiliserons tous les moyens possibles et à notre portée afin d'assurer la protection des informations que vous transmettez (ordinateurs protégés de mots de passe, boites de messageries électroniques protégés de mots de passe, logiciels antivirus anti-hameçonnage). Nous vous encourageons également à transmettre le moins possible d'informations personnelles et confidentielles à votre sujet par voies électroniques et à plutôt privilégier de nous téléphoner.

Site web

Lors de la navigation sur notre site web, nous ne collectons aucunes données personnelles vous concernant et nous n'utilisons aucuns témoins (cookies).

Veuillez toutefois noter que si vous faites une demande de services via notre site internet, nous collecterons alors vos renseignements (noms, numéros de téléphone, courriels et motif de consultation) et les utiliserons uniquement à des fins d'ouverture de votre dossier.

Traitement des plaintes et politiques de gestion des incidents

Lorsqu'un bris de confidentialité/une fuite de données personnelles est porté à notre attention ou qu'une plainte formelle est déposée, la responsable de la protection des renseignements personnels de la clinique en sera alors immédiatement avisée. Cette dernière colligera les informations suivantes dans un registre d'incidents : Date, personnes concernées, description des circonstances de l'incident, nature des renseignements personnels touchés par l'incident, etc. Elle fera ensuite une analyse du risque pour évaluer les risques potentiels et déterminer la gravité de l'incident. Les personnes visées par le bris de la confidentialité/fuite de données personnelles seront avisées et des mesures seront prises pour corriger la situation et éviter qu'elle ne se reproduise. Selon le risque de préjudice, la responsable pourrait avoir à en informer la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).

Personne responsable de la protection des renseignements

Si vous souhaitez avoir plus d'informations au sujet de notre politique de protection des renseignements personnels et de confidentialité ou encore que vous désirez déposer une plainte, vous pouvez communiquer avec la responsable de la protection des renseignements personnels d'Inspire, Clinique de psychologie :

Dre Marie-Ève Lapointe-Campagna, psychologue et co-propriétaire